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GoBD

Informationen zur GoBD, GoBS und GDPdU


An dieser Stelle wollen wir erst einmal dazu beitragen, den Begriffswirrwar von GoBD, GoBS und GDPdU aufklären. Dies scheint notwendig zu sein, da in der Presse und im Web viel Fehlinformationen und vor allem veraltete Informationen verbreitet werden.

Klarstellung:
Die aktuellen für Kassensysteme gültigen Richtlinien werden in der GoBD aus dem Jahr 2015 festgelegt. Die GoBD ersetzt somit die älteren Richtlinien GDPdU (erste Version aus dem Jahr 2001, viele Änderungen folgten) und GoBS aus dem Jahr 2014. GoBD ist übrigens die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung Digital. Alle unsere Kassensysteme erfüllen selbstverständlich die Anforderungen der GoBD.
Nahezu alle Regelungen aus den Vorgänger-Versionen GDPdU und GoBS wurden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) in die GoBD übernommen, ergänzt und weiter konkretisiert. "Schwammige" Formulierungen wurden ebenfalls ersetzt. Die Interpretation- Möglichkeiten sind nunmehr in der aktuellen Fassung der GoBD minimalisiert worden.
Insbesondere gibt es keine weiteren Übergangsfristen mehr. Alle Kassensysteme, die die Richtlinen der GoBD nicht erfüllen, müssen bis zum 31.12.2016 aus dem Verkehr gezogen werden. Bei einer steuerlichen Außenprüfung wird der Prüfer ab diesem Zeitpunkt stets die Buchhaltung als unzulässig verwerfen und die Umsätze schätzen. Dies führt nach unseren Erfahrungen in der Regel zu beträchtlichen Steuer-Nachzahlungen.

Eine kurze Übersicht der wichtigsten Anforderungen:
Taggenau erfassen
Laut den GoBD sollen Bargeschäfte taggenau aufgezeichnet werden. Sie müssen also täglich einen Z-Bericht drucken. Nacherfassungen sind höchstens in Ausnahmefällen zulässig (z.B. Krankheit des Unternehmers). Diese sollten per Aktennotiz in der Buchhaltung dokumentiert werden.

Nachvollziehbarkeit
Ein sachverständiger Dritter (z. B. Steuerprüfer) muss die Geschäftsvorfälle nachvollziehen können. Das gelingt dem Prüfer mit einem Blick in die Aufzeichnungen in Ihrer Kasse. Die gespeicherten Daten können dazu auf einem USB-Stick bereit gestellt werden. Der Prüfer kann diese Daten in die Software IDEA einlesen. IDEA wird von den Finanzämtern bei digitalen Außenprüfungen verwendet.
Wahrheit, Klarheit, fortlaufende Aufzeichnung
Durch die vordefinierten Geschäftsvorfälle und die laufende Nummerierung, die unsere Software vergibt, ist das kein Problem.
Kassensturzfähigkeit
Kassensturz bedeutet, dass der Soll-Bestand des Kassenbuchs (die Aufzeichnungen in der Software) jederzeit mit dem Ist-Bestand der Barkasse verglichen werden kann (Inhalt Ihrer Geldkassette o.ä.). Die Software sollte Ihnen also ermöglichen, für ein Kassenblatt jederzeit auf Knopfdruck einen Kassensturz durchzuführen.
Unveränderbarkeit
In dem Moment, da Sie einen Beleg in den Speicher Ihrer Kassensoftware hochgeladen haben, sind Sie auf der sicheren Seite: die Belege und die zugehörigen Kassenbucheinträge werden garantiert unverändert bewahrt. Jede Bearbeitung wird protokolliert und sollte etwas verändert werden, so wird der Originalbeleg nicht überschrieben, sondern eine neue Version gespeichert.
Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht (i.d.R. 8 bis 10 Jahre) gilt sowohl für die gedruckten Belege (Z-Berichte) wie auch für die digitalen Daten. Unsere Software enthält dazu einfache Sicherungsmöglichkeiten auf einen externen Datenträger wie z.B. einen USB-Stick. Nutzen Sie diese Möglichkeiten bitte unbedingt !
Wenn Sie Thermo-Bonrollen von uns verwenden dann sind diese eingeheftet in einem Aktenordner problemlos 8-10 Jahre haltbar. Bei Verwendung von minderwertigen Thermorollen (die verblassen) müssen Sie diese zuvor fotokopieren.

Mit unseren Kassensystemen sind Sie immer auf der sicheren Seite. Alle aktuellen Anforderungen der GoBD werden erfüllt.
Sollte es Änderungen geben dann kann das Kassensystem durch ein Software-Update aktualisisiert werden.

Eine ausführliche Quelle ist außerdem wie so oft Wikipedia, siehe Informationen zur GoBD in Wikipedia



Ausblick, wie geht es weiter
Das Kabinett hat Mitte Juli 2016 den Referentenentwurf eines weiteren Gesetzes verabschiedet, der ab 2019/2020 möglicherweise eine weitere Verschärfung der Kassenpflicht mit sich bringt. Das Gesetz muß noch durch den Bundestag und Bundesrat bestätigt werden. Änderungen sind dabei ebenfalls noch denkbar. Derzeit bestehen auch noch ganz erhebliche Widerstände durch die einschlägigen Verbände.
Ähnlich wie z.B. in Österreich wird dazu ein externer Signatur-Generator mit der Kasse verbunden (Beispiel: Chipkartenleser mit einer vom Finanzamt ausgegebenen Signaturkarte). Dieses erzeugt bei jedem Kassiervorgang eine eindeutige nicht veränderbare Signatur, druckt diese auf den Beleg (z.B. als QR-Code) und speichert sie gleichzeitig zusammen mit dem Kassenvorgang auf der Festplatte.
Die Prüf-Vorgaben für die vorgeschriebenen Module, bzw. Signatur-Generatoren existieren bislang noch gar nicht. Insofern ist der Zeitplan doch sehr ambitioniert, bzw. nicht gerade als realistisch zu bezeichnen. Beispiele für solche Verzögerungen wie die seit mehr als 10 Jahren geplante Gesundheitskarte gibt es Etliche.
Dennoch sollte man das Thema nicht aus den Augen verlieren. Die Signaturerzeugung wird kommen, die Frage ist nur wann.
Für unsere Kassensysteme und Kassensoftware wird es nach Vorliegen der Regelungen definitiv entsprechende Updates geben. Wir gehen davon aus, dass als Hardware ein Standardgerät eines oder mehrerer großer Hersteller zum Einsatz kommen wird, wie z.B. der Leser von ReinerSCT, der auch für HBCI-Bankkarten verwendet wird. Die Hardwarekosten würden sich in diesem Fall im Bereich von 30-90 € bewegen.
Alle ab ca. Anfang 2012 verkauften Systeme können dann aktualisiert werden. Das Betriebssystem muß mindestens Windows XP sein, besser Windows 7 oder größer.
Noch ein Hinweis: Der Gesetztesentwurf sieht nur die Offline-Signaturerzeugung vor. Das Kassensystem muss nicht online sein !











Quellen-Angabe (Auszüge): Scopevisio AG, BMF, Wikipedia

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